Quando as finanças não vão bem e as contas começam a comprometer o orçamento da empresa é hora de parar, sentar e analisar qual a origem do problema. Na correria do dia a dia, muitos empreendedores acabam caindo nas armadilhas da falta de controle e inexistência de um planejamento das transações financeiras do próprio negócio. Com isso, o resultado não poderia ser diferente: saldo negativo em caixa.
Quer saber como evitar o retrabalho e perda de tempo na elaboração do fluxo de caixa do seu negócio? Então acompanhe este post e saiba como montar um controle alinhado com seus objetivos!
Registre todas as movimentações financeiras
O primeiro passo para um fluxo de caixa eficiente é registrar todas as movimentações financeiras realizadas pela empresa. Os registros precisam ser precisos o suficiente para que o planejamento do futuro do negócio possa ser feito com segurança.
Um registro atualizado garante ao gestor conhecer com antecedência problemas e riscos que possam afetar o bom andamento do seu negócio. Por exemplo, atrasos constantes nos recebimentos de clientes que, assim, comprometem o capital de giro e o financiamento das operações diárias da empresa.
Categorize as despesas e receitas
O erro clássico de muitas empresas é não manter uma organização detalhada dos seus gastos e receitas. Quando o empreendedor não mantêm um registro detalhado sobre as movimentações financeiras do caixa fica difícil saber quais despesas estão aumentando e afetando negativamente o negócio ou mesmo o quanto de clientes estão inadimplentes, o que impacta diretamente o funcionamento da empresa.
Por isso, muito além de manter um registro atualizado de todas as movimentações financeiras (entradas e saídas de dinheiro) é essencial separar tudo em categorias diferentes, de forma a identificar quais são os principais tipos de gastos e receitas, e de onde eles vêm.
Determine um período para analisar o fluxo de caixa
Dependendo do fluxo de operações do seu negócio você pode estabelecer períodos para controlar e analisar o fluxo de caixa, seja por dia, semana ou mês.
Caso o prazo médio de pagamento e recebimento não esteja alinhado, possivelmente a empresa terá problemas para pagar fornecedores e demais despesas, uma vez que o tempo entre vender e receber não está equilibrado.
Mantendo uma análise periódica do fluxo de caixa, o gestor passa a conhecer o ciclo de caixa do seu negócio e a programar com eficiência os prazos entre os pagamentos das suas despesas e os recebimentos da empresa.
Lance os recebimentos corretamente
Quando uma venda é realizada a prazo, por exemplo, é muito comum o lançamento do valor total ser lançado como recebimento. Contudo, o dinheiro propriamente dito ainda não entrou no caixa, o que leva a um saldo de caixa inexato, além da possibilidade de contar com um dinheiro que ainda não entrou.
O ideal é que o registro no fluxo de caixa seja feito apenas quando o recebimento for realmente concretizado, o que evita realizar qualquer tipo de investimento ou gasto — evitando contar com um dinheiro que a empresa não tem e ainda deixar o caixa no negativo. A dica é: não lançar vendas em vez de recebimentos, para não gastar antecipadamente.
Use o dashboard como solução
Com um dashboard de controle financeiro, as finanças passam a ser organizadas e concentradas num único lugar, evitando retrabalhos e perda de tempo. O gestor passa a ter todas as informações integradas, o que possibilita uma visão completa de como andam os números do seu negócio.
Assim, é possível visualizar de forma rápida os dados e informações, com a possibilidade de:
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Gerar relatórios.
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Verificar indicadores, métricas e resultados em tempo real do fluxo de caixa.
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Medir o volume de vendas e despesas.
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Acompanhar o capital de giro.
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Conferir prazos de recebimento e pagamento.
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Conferir as demais informações que ajudem a compreender a situação atual.
Essa ferramenta vai auxiliar os gestores a acompanhar a curva de crescimento, períodos de queda e de maior demanda, pois contarão com todas as informações num único lugar. Isso facilitará a tomada de decisão, que passará a ser feita com maior segurança.
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